Avtalshantering inför Godkänd Bilverkstad
Hur klarar du kravet om avtalshantering för Godkänd Bilverkstad? 10 punkter som hjälper dig klara certifikatet
Ledningen behöver ha full kontroll på alla avtal som finns kopplade till verkstaden. Därför är det bra om de är samlade och innehåller vissa grundläggande uppgifter. Hur klarar du kravet om avtalshantering inför Godkänd Bilverkstad på ett bra sätt?
Börja med att läsa kravet:
Ledningen/verkstadsansvarig ska ha kunskap om vilka ingångna avtal som finns. Till exempel känna till: återvinningsavtal, renhållningsavtal, leverantörsavtal, däckavtal, samarbetsavtal etc. Avtal ska finnas upprättade. Avtalen ska inkludera organisationsnummer. En handlingsplan skall kopplas till avtalen.
Gör så här:
- Samla in alla avtal du har.
- Kontrollera så att det finns organisationsnummer på avtalet. Både ditt och motpartens.
- Kontrollera om avtalet signerat så det är giltigt.
- Kontrollera vilket datum avtalet går ut. Lägg in det datumet i en kalender.
- Kontrollera om det finns uppföljningsdatum eller uppsägningstid i avtalet. Lägg in dessa i en kalender för att kunna följa upp.
- Lägg samtliga avtal i en avtalsmapp på server och/eller i en pärm eller hängmapp.
- Tips: Kategorisera avtalen efter Leverantör/Kund/Samarbete.
- Säg omgående upp avtal som inte längre används.
- Använd kalendern och säg upp avtal som du vill omförhandla med bättre villkor.
- Gör en årlig genomgång av avtalen i ledningen för att få möjlighet tänka igenom om man skall skaffa ny leverantör/samarbetspart eller förnya med bättre priser.
Välj ut någon som skall hantera avtalen och göra kontrollen, kanske du själv eller någon annan som är lämplig.
Tänk på att avtal kan vara känsliga till sin natur. Om du skall slänga ett gammalt avtal gör du väl i att köra det genom en dokumentförstörare. Men se först till att du vet att avtalet är uppsagt och du har fått bekräftelse på det.
Om du vill sköta detta mer automatiskt så ingår funktionen i sin helhet i KlarOK-systemet.
Vill du flytta in i en vardag där du har mer tid och full koll så ger vid dig gärna 15 minuter med Karoline. Hon visar dig systemet så du kan se om KlarOK passar dig.
